Verandering is vandaag een constante in en rond bedrijven. Het is vaak nodig om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen of te verbeteren om een concurrerende positie te behouden en de klantgerichtheid te bevorderen. Voor een bedrijf in volle transformatie is het belangrijk om voldoende aandacht te schenken aan het change management. Als er ineens én een herorganisatie én een nieuwe manier van werken op het programma staan, is het niet verwonderlijk dat werknemers op de rem gaan staan. In onderstaande blogpost delen we onze best practices voor change management aan de hand van een gelijkaardige situatie bij één van onze klanten in de financiële sector.
Wat is change management?
Change management spitst zich toe op het voorbereiden en ondersteunen van veranderingen in organisaties op niveau van individuen, teams en volledige organisaties. Tegenwoordig zijn veel van de change management processen geënt in modellen, elk met hun eigen strategische aanpak en geïnspireerd op de ervaringen van hun ontwikkelaars. Voorbeelden hiervan zijn ADKAR en Kotter’s 8 stappenplan. Ondanks het veelvoud aan modellen, blijft het achterliggende doel steeds hetzelfde: het bedrijf en haar werknemers vlot door de transformatie loodsen. Om uw eigen change managementproces te boosten bieden we hier onder 7 actiepunten aan, die we ook hebben toegepast bij onze klant.
1. Definieer duidelijk een change doel over het hele bedrijf
De bovengenoemde financiële organisatie was haar digitale transformatie al gestart, zij het afzonderlijk binnen de aparte entiteiten van het bedrijf. Met enkele organisatie-brede workshops zijn we toen naar hen toegetrokken om alle neuzen onderling in dezelfde richting te krijgen: hoe zal het volledige transformatieproces gaan verlopen? Het voordeel van deze organisatie-brede workshops is het inzicht dat je krijgt in de verschillende disciplines en hoe deze op elkaar zullen inspelen. Het wordt duidelijk wat vanuit één service als input kan dienen voor een andere dienst.
Vanuit ons voorbeeld hebben we op basis van de antwoorden die uit deze workshops kwamen best practices opgesteld en de tools geïdentificeerd om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen (Prince2, SCRUM). Hier vloeiden nieuwe rollen en verantwoordelijken voor het IT departement van onze klant uit voort.
2. Creëer Awareness
Na het opstellen van krijtlijnen voor de verandering, diende zich het volgend probleem aan: Hoe konden deze veranderingen op een constructieve manier gecommuniceerd en geïmplementeerd worden? Een eerste stap in dit change proces werd het creëren van awareness. Aan de werknemers werd company wide gevraagd om even stil staan bij de huidige manier van werken. Wat loopt er momenteel niet optimaal? Deze communicatiesessies zorgden ervoor er even werd opgekeken van de dagdagelijkse business en verruimden de blik onder collega’s: dit kan ook anders. Belangrijk aan deze stap is dat de werknemers aandacht kregen voor en begrepen waarom verandering wenselijk was in de actuele situatie.
3. Voorzie feedbackmomenten
Na deze eye-opener, schakelden we over op klankbord sessies. In plaats van ex cathedra “the new way of working” te komen prediken, gaven we over verschillende teams heen presentaties over voorstellen om de manier van werken aan te passen. Hierop werd dan feedback gevraagd, die werd opgenomen in het plan. Zo vermeden we bij werknemers het gevoel dat hen iets werd opgelegd, maar gaven hen zelf ook een stem in dit programma. Voor deze fase werd uitgebreid de tijd genomen. Dit zorgde er uiteindelijk voor dat het change managementprogramma veranderde in een co-creatie.
4. Identificeer Local Heroes
Een belangrijke factor die je kans op slagen gevoelig kan doen verhogen, is de identificatie van change ambassadors, of local heroes. Dit zijn de enkelingen binnen het bedrijf die sneller mee zijn met de materie dan anderen. Tijdens ons traject bij de financiële speler hebben we steeds in tandem gewerkt: een externe consultant ondersteund door een interne collega. Zo komen er niet gewoon enkele “vreemdelingen” vertellen hoe de werknemers hun werk zouden moeten doen, maar heb je de impact en invloed van een vertrouwd gezicht.
5. Agile implementatie
Met de eerdere feedback van de werknemers in het achterhoofd, begonnen dan aan de uiteindelijk implementatie van de veranderingen. Hier was er ook sprake van een co-creatie. Op een wendbare manier stelden we steeds samen enkele doelstellingen op, waarna we samen de aanpak evalueerden en stelden bij waar nodig.
Een grote troef was dat de teams het change management hebben opgenomen in hun groepsobjectieven. De teams kozen ervoor om de objectieven toe te spitsen op het aanvaarden van de methodologie/technologie. In deze dynamiek konden ze zelf bepalen in hoeveel projecten ze de nieuwe werkwijze toepasten en de tools gebruikten. Zo werd change op een incrementele manier binnengebracht.
6. Hou rekening met timing
In het volledige proces is er altijd veel aandacht besteed aan timing. We weten dat dat een change management proces tijd vraagt. Mensen moeten aan de nieuwigheden gewend raken door ermee aan de slag te gaan en te experimenteren. Om het project meteen een stevige start te geven, hebben we vanaf de eerste stap steeds volledig transparant gecommuniceerd. Werknemers krijgen daardoor de kans om vanaf stap één met de nieuwigheden in contact te komen en eraan gewend te raken. Vanaf daar werd het een evenwichtsoefening om niet sneller te implementeren dan de learning curve van de organisatie. Dit tijdsverloop maakt dat feedback en koerswijzigingen mogelijk blijven.
