Contact 
   

Word Office Assistant bij AE

 

AE ligt in het industriepark in Haasrode (regio Leuven) en levert met haar consultants diensten naar klanten op het vlak van Business & ICT. Over de afgelopen 21 jaar groeide AE uit tot een team van 340 collega's. Op het hoofdkantoor van AE zijn de ondersteunende diensten permanent gevestigd en komen onze consultants regelmatig samen om trainingen te volgen, voor interne vergaderingen en om kennis op te bouwen en uit te wisselen.

In onze verdere groei zoeken we naar een Office Assistant (contract van onbepaalde duur).

 

Inhoud van de rol

Als Office Assistant ben je het gezicht van ons bedrijf, je bent het eerste aanspreekpunt voor externe bezoekers. Naast de ontvangst van onze gasten, behandel je het binnenkomend telefoonverkeer en schakel je vragen naar de juiste personen door. Je verzorgt eveneens de inkomende en uitgaande post en beheert diverse outlook mailboxen. Daarnaast ben je mede verantwoordelijk voor de algemene staat van het gebouw. Je checkt de netheid van de koffiehoeken & vergaderzalen, noteert eventuele reparaties, beheert de stock en steekt de handen uit de mouwen waar nodig. Hiervoor krijg je ook ondersteuning van het facility team.

Je bouwt relaties op met onze leveranciers voor catering, kantoormateriaal, printmateriaal, poetshulp, klusjesdienst, … en je evalueert deze samenwerking op geregelde basis. Bij events of trainingen die op AE gegeven worden bied je algemene ondersteuning, regel je de catering, verzeker je het benodigde materiaal, de opbouw en opkuis.

Verder ben je ook verantwoordelijk voor een aantal administratieve zaken. Je plant afspraken in of boekt vluchten en hotels bij buitenlandse reizen. Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij events, maakt badges aan en ondersteunt met data input voor opleidingen in te plannen. Je verzorgt de administratie rond de opleidingstrajecten van nieuwe medewerkers of andere interne en externe opleidingen die gevolgd worden.

Je neemt verbeteringsprojecten op om de werking te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren.

 

Wie we zoeken

  • Je hebt een management-gerelateerde opleiding gevolgd (bachelor office management, bachelor bedrijfsmanagement, bachelor facility management,…) en hebt al een eerste ervaring achter de kiezen.
  • Je bent zelfredzaam, stelt je flexibel op en je gaat proactief te werk.
  • Je hebt een dienstbare en klantgerichte houding en beschikt over goede communicatievaardigheden.
  • Van nature uit ben je georganiseerd en je kan multitasken in een snelle en veeleisende context.
  • Je bent stressbestendig en neemt graag initiatief om nieuwe zaken op te zetten.

 

Waarom AE?

Je krijgt een gevarieerde job met ruimte voor initiatief. Je komt terecht in een dynamische en sterk groeiende organisatie. AE staat gekend als mensgerichte organisatie met een collegiale werksfeer.

AE is een stabiele, onafhankelijke speler waar gedrevenheid, kwaliteit en work-life-fun balans centraal staan. Een informele werkomgeving waar mensen elkaar kennen en elkaar verder helpen

Wij bieden je een competitief verloningspakket aan.

 

Interesse of wil je gewoon meer weten? Vul dan snel het formulier in en we nemen contact met je op.